Processos digitais de Santos servem de exemplo a outros municípios da região 

Com o intuito de trocar experiências e auxiliar as prefeituras de Cubatão e São Vicente na digitalização de processos, a equipe técnica do Departamento de Tecnologia da Informação e Comunicações (Detic) da Prefeitura de Santos recebeu, na tarde desta quinta-feira (23), técnicos das duas cidades que estão implantando a tecnologia.

Os visitantes conheceram todos os passos da digitalização de documentos e sobre o armazenamento de informações. Foi o acúmulo de experiência que atraiu os técnicos dos dois municípios, observa a chefe do Detic, Maria Augusta da Silva.

“Já temos pouco mais de sete anos de experiência neste processo, neste ano avançamos para a digitalização em nuvem e as cidades nos procuraram porque pretendem fazer o mesmo; eles buscam entender as dificuldades que passamos para agilizar o trabalho e escolher os melhores caminhos”.

O chefe do serviço de informática de Cubatão, Ademario Martins de Barros, reforçou o propósito de aprender com quem já tem experiência. “Ainda estamos no processo manual, pudemos ver o quanto a tecnologia vai auxiliar a vida dos servidores”.

Para a diretora de gestão documental de São Vicente, Patrícia Cruz, é importante buscar a referência de cidades que já têm sucesso na modernização da tramitação dos processos. “A digitalização é fundamental para auxiliar na segurança e na celeridade da tramitação do documento público, na economia com o armazenamento, com papel, além da transparência que o sistema pode proporcionar”.

EXPERIÊNCIA

O sistema de Processos Digitais começou a ser implementado no final de 2014 e está em operação desde junho de 2015. Ele promove a gestão integrada de informações, documentos e processos, antes apenas físicos (papel), e contribui para a redução do tempo de tramitação entre os setores municipais, além da economia.

Em sete anos, foram abertos mais de 448 mil processos 100% digitais, que resultaram na economia de 30 milhões de folhas de papel, o equivalente a mais de três mil árvores. Cerca de R$ 7,5 milhões foram economizados com a eliminação do uso de papel, impressão, transporte e armazenamento de processos impressos.

Atualmente, há 134 processos digitais em uso, como o de alvará de empresas (ponto de referência), licenças de servidores e prestação de contas de entidades, entre outros. Em 2015, o sistema conquistou o Prêmio Mundial para Excelência em Gerenciamento de Processos de Negócios e Fluxos de Trabalho (Global Awards for Excellence in BPM & Workflow).