Processos Digitais atraem gestores de Salvador

Considerada um exemplo de sucesso, a ferramenta Processos Digitais em Santos atraiu mais um grupo de gestores. Representantes da prefeitura de Salvador (BA) vieram à Cidade para conhecer a operacionalização, os desafios e obter dicas para implementação com os servidores. A reunião técnica aconteceu nesta quinta-feira (30), entre funcionários das secretarias de Gestão da prefeitura da capital baiana e de Santos, na Sala de Situação do Paço Municipal.

De acordo com o coordenador de projetos da área de modernização da gestão de Salvador, Moabe Silva Marinho Junior, a ideia de procurar a equipe de Santos começou pela eficiência na implementação do software de automação do processo eletrônico BPMS (Business Process Managment System) que será a mesma utilizada em Salvador.

“A gente está nesse projeto há cerca de dois anos, tentando implementar o BPMS. O processo daqui é muito alinhado ao que desejamos fazer lá também. E, nesta reunião técnica, queremos aprender com a experiência de vocês, especialmente com a expertise que os servidores conquistaram ao longo disso. Também desejamos saber quais áreas foram prioridade na implementação em Santos”, comenta Marinho Junior.

A apresentação ficou por conta do chefe de Seção de Planejamento e Análise da Informação, Eduardo Américo Santana, e de Ana Paula Martins Vasquez, analista de sistemas da Coordenadoria de Tecnologia da Informação, do Detic (Departamento de Gestão da Tecnologia da Informação e Comunicações). Participaram também alguns servidores para relatar suas experiências e adaptação com a ferramenta.

NOVAS ROTINAS

Para Santana, o maior desafio não é a tecnologia, mas minimizar a resistência ao novo. “A mudança de cultura é o mais difícil porque vai se eliminar totalmente o papel. É precisa mudar o jeito de pensar”.

Sua colega Ana Paula orienta começar pelos processos de baixa complexidade, “que sejam fáceis de usar e atinjam muitos servidores, como os de benefícios, por exemplo”.

Os resultados são agilidade no atendimento e conclusão dos processos para os servidores e munícipes. Um exemplo citado é a licença prêmio, que levava 90 dias para publicação e hoje sai em 15. “A média é de 70% no ganho de tempo. Atualmente são 88 modelos prontos eletrônicos que contemplam as secretarias de Finanças, Gestão, Governo, Comunicação, gabinete do prefeito e a Procuradoria Geral do Município. Até o final do ano, mais 13 processos passarão a ser digitais, somando 101. A economia com o sucesso no uso da ferramenta é de R$ 675 mil/ano.

Santos já foi procurada por gestores de Blumenau (SC), Jacareí (SP), Curitiba (PR), Balneário Camboriú (SC), Belo Horizonte (MG), Vila Velha (ES), Maricá (RJ), Praia Grande, Guarujá, Cubatão e Itanhaém, além da Sabesp, Secretaria de Administração Penitenciária, Instituto Butantã e da Fundação Criança.

HISTÓRIA

Em setembro de 2014, a Prefeitura adotou o sistema de processos digitais para ter a gestão integrada de informações, documentos e processos. O objetivo é a redução do tempo de tramitação dos processos entre os setores municipais e a economia aos cofres públicos com a eliminação do uso de papel, impressão, transporte e armazenamento.

Também ajuda no fornecimento de indicadores de produtividade e traz mais transparência e segurança, porque são utilizadas certificação e assinatura digitais. Em 2015, o sistema de processos digitais conquistou o Prêmio Mundial para Excelência em Gerenciamento de Processos de Negócios e Fluxos de Trabalho (Global Awards for Excellence in BPM & Workflow).

Foto: Susan Hortas