Workshop ensinará servidores de Santos sobre destinação adequada de documentos

Diariamente a Prefeitura produz milhares de documentos digitais e físicos, como processos, ofícios, memorandos e comunicados, que depois de cumprir sua função precisam do destino adequado: arquivo ou eliminação.

Para capacitar os servidores nesta tarefa, a Fundação Arquivo e Memória de Santos (Fams) vai promover a partir da próxima terça-feira ( 22) o 1º Workshop Gestão Documental Descomplicada: por que aplicar a tabela de temporalidade, voltado exclusivamente para servidores municipais.

Representantes de secretarias, autarquias e fundações vão participar do treinamento até maio, sempre às terças-feiras, na sede da Fundação, no Outeiro de Santa Catarina (Rua Visconde do Rio Branco, 48, Centro Histórico).

Os historiadores da Fundação vão passar aos servidores conceitos sobre o que é documento, as três idades dos documentos, tabela de temporalidade e noções de arquivo. “A ideia é orientar os servidores para que construam suas próprias tabelas de temporalidade de acordo com as particularidades do departamento onde atuam, melhorando a organização e o fluxo dos documentos e dando mais agilidade ao trabalho”, explica a historiadora Angela Bonard Micci, da Fams.

ARQUIVA OU ELIMINA

A historiadora explica que para determinar se um documento será arquivado ou eliminado uma série de questões precisa ser analisada, como o tipo de documento, a sua finalidade e as leis que o regem. “Cada um tem seu valor e tempo de guarda, e ninguém melhor que um funcionário do setor para avaliar e classificar isso”.

GESTÃO DOCUMENTAL

Um dos trabalhos da Fams é o gerenciamento dos arquivos públicos da Prefeitura. A instituição mantém três arquivos no Centro Histórico: o Permanente, com documentos históricos da época em que a Prefeitura era Intendência até 1937; Intermediário, com processos de 1937 até os dias atuais, e Intermediário Central, que guarda documentos de 1937 a 2014.

A Fundação também responde pela eliminação dos documentos que atingiram prazo de guarda e podem ser descartados. Só no ano passado foram eliminados 169,08 metros lineares. Cada metro linear corresponde a sete caixas de arquivo. A massa resultante é enviada para reciclagem.

Esta iniciativa contempla o item 4 dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU: Educação de Qualidade. Conheça os outros artigos dos ODS.