Santos prepara-se para a criação do sistema municipal de arquivos

Santos será uma das poucas cidades do Brasil a dispor de um Sistema Municipal de Arquivos. Em reunião promovida nesta quinta-feira (10) pela Fundação Arquivo e Memória de Santos (Fams), foram discutidos aspectos da Tabela de Temporalidade – primeiro passo para o sistema de arquivos - que contemplará documentos dos setores administrativo-financeiros (os chamados SAFIs) de cada secretaria. Durante o encontro, realizado no Arquivo Intermediário (AI) da Fams, a comissão central de avaliação de documentos, nomeada pelo Executivo, também discutiu aspectos do Decreto Municipal nº 4.638, publicado no último dia 26. A tabela, elaborada pelas secretarias, estabelece qual o tempo necessário de guarda de cada documento por elas gerado, providência que agilizará sua administração e armazenamento. A análise dessas tabelas será feita pela comissão central, que voltará a se reunir na última semana deste mês para ratificar os primeiros dados, encaminhá-los para aprovação do Executivo e depois publicá-los no Diário Oficial de Santos. Cada secretaria dispõe de uma comissão setorial, à qual cabe determinar o tempo de permanência de cada documento no arquivo, de acordo com sua importância. O conteúdo das tabelas é depois avaliado pela comissão central, constituída por representantes das secretarias de Governo, Assuntos Jurídicos e de Administração; Procuradoria Geral, Departamento de Informática da Prefeitura e Fams, esta última responsável pela coordenação dos trabalhos de organização e implementação das tabelas de temporalidade da Administração. A Fams foi criada para gerir os arquivos municipais, razão pela qual é a maior responsável por esse trabalho, diz Rita Márcia Cerqueira, coordenadora do Arquivo Permanente e representante da fundação junto à comissão central. Ela alerta sobre os cuidados necessários na análise de cada processo. Esse é um trabalho longo, pois estamos tratando com documentos públicos, que não podem ser eliminados sem decreto, completou.