Digitalização de processos em Santos economiza R$ 2,7 milhões e poupa 250 árvores

Com quatro anos completados no último mês de junho, a implantação da ferramenta Processos Digitais na Prefeitura de Santos, que atinge 206 mil até agora, proporcionou economia de R$ 2,7 milhões e redução média de 75% no tempo de tramitação dos processos.

Atualmente, são 101 modelos de processos eletrônicos já implantados e, até o final do ano, outros 14 deverão ser colocados em prática. Entre os mais recentes estão a nova versão para emissão da certidão de uso e ocupação do solo e a informatização do processo de apuração e sindicâncias da Comissão Permanente de Inquérito (Cominq), ligada à Ouvidoria.

A iniciativa, que visa garantir agilidade no atendimento e conclusão dos processos para servidores e munícipes, permitiu ainda a preservação de papéis, capas e caixas em quantidade equivalente a 250 árvores, número que representa toda a arborização da Praça Engenheiro José Rebouças, na Ponta da Praia, ou da Praça Caio Ribeiro Moraes e Silva, conhecida como a Praça do Sesc, no bairro Aparecida.

Na economia anual registrada pela Prefeitura de Santos, 75% representam esses insumos, sem contar todos os custos relacionados a transporte e armazenamento. Os valores economizados aumentam à medida que novos modelos são inseridos.

A ferramenta é organizada pelo Departamento de Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicações (Detic) da Secretaria de Gestão (Seges).

ROTINA

Segundo o secretário de Gestão, Carlos Teixeira Filho, a implantação dos processos digitais já reflete em melhora da rotina dos funcionários públicos, com a organização das informações de forma eficaz, simplificação do trabalho e o rastreamento das demandas de maneira segura. Para a digitalização dos processos, mais de dois mil profissionais que atuam na Prefeitura e no Poupatempo foram capacitados.

Em 2016, o sistema de Processos Digitais ganhou o Prêmio Mundial para Excelência em Gerenciamento de Processos de Negócios e Fluxos de Trabalho (Global Awards for Excellence in BPM & Workflow).

EXEMPLOS

O modelo de digitalização de processos da Prefeitura já é referência para vários gestores de municípios brasileiros que procuram a Administração Municipal para conhecer a operacionalização, os desafios e obter dicas para implementação com os servidores.

É o caso das cidades de Salvador (BA), Blumenau (SC), Jacareí (SP), Curitiba (PR), Balneário Camboriú (SC), Belo Horizonte (MG), Vila Velha (ES), Maricá (RJ), Praia Grande, Guarujá, Cubatão e Itanhaém, além da Sabesp, Secretaria de Administração Penitenciária, Instituto Butantã e da Fundação Criança.

Efetividade e transparência

A efetividade pública tem tornado o Município um referencial no Brasil. Das 644 cidades avaliadas pelo Tribunal de Contas do Estado (TCE), Santos foi a que apresentou a nota mais alta no Índice de Efetividade da Gestão Municipal (IEGM), que leva em consideração as políticas e atividades públicas desenvolvidas nos segmentos: saúde, educação, planejamento, gestão fiscal, meio ambiente, proteção aos cidadãos e governança de tecnologia da informação.

Outra marca: o site da Prefeitura é avaliado como um dos melhores portais de transparência de São Paulo pelo Ministério Público Federal. O portal Cidade Aberta.

Santos obteve o primeiro lugar geral do Estado de São Paulo, compartilhado com outras seis cidades, com a nota máxima 10 - avaliação conquistada por apenas 120 prefeituras entre as 5.567 pesquisadas em todo o Brasil. Os instrumentos de transparência de dados oficiais e informações avaliados são, entre outros, receitas, despesas, licitações e pagamento de salários.

MEIO AMBIENTE

A economia de papéis e outros insumos gerada com os processos eletrônicos é uma das ações que refletem a preocupação do Executivo com a preservação do meio ambiente. Um outro exemplo é a decisão da Administração Municipal de banir o uso de plástico único como copos, talheres e pratos, dentro dos setores direto e indireto.

CONSUMO DE ÁGUA

Em março de 2016, a Prefeitura de Santos aderiu ao Programa de Uso Racional da Água (Pura), da Sabesp, para, em conjunto com outras medidas, reduzir o consumo de água nos prédios municipais e combater o desperdício.

O balanço verificado até agora é positivo. De 2017 para 2018, o total economizado foi de 32.246 m³, o equivalente a 32,2 milhões de litros d'água. Para se ter uma ideia do volume, a quantidade é suficiente para encher 14 piscinas iguais à do Complexo Esportivo do Rebouças.

Foto: Anderson Bianchi/arquivo