Processos digitais economizam dinheiro, tempo e recursos naturais

Economia em torno R$ 1 milhão, redução no tempo de tramitação de processos em até 85% e preservação de recursos ambientais equivalentes a 183 árvores. Estes são os resultados obtidos até agora com os processos digitais – 72 mil até agora –, que em junho completaram dois anos de implantação gradual.

Com a nova ferramenta, o montante poupado no último ano pela Administração chegou a R$ 670 mil, sendo 75% referente a insumos (papéis, impressão, capas, caixas etc.) e o restante relacionado a transporte e armazenamento. Os valores devem aumentar à medida que novos modelos sejam inseridos. Hoje são 87 entre 100 possíveis, de acordo com o contrato mantido com a empresa Lecom AS.

Outra conquista do projeto, a celeridade nas tramitações tem beneficiado empresas, servidores e munícipes em geral. O processo para gozo de licença-prêmio, por exemplo, teve duração reduzida de 96 para 15 dias (-85%).

Para o cadastramento de fornecedores, a espera caiu de 119 pra 26 dias (-78%). E uma certidão de tempo de contribuição, que antes era obtida em três meses, agora sai em 21 dias (-77%). Já o ganho ambiental ocorre pela dispensa de papel, decorrente da informatização, com economia calculada em 3,7 milhões de folhas durante esses dois anos. A quantidade é equivalente a 183 árvores.

Servidores

Para operar o novo sistema, foram capacitados aproximadamente 2 mil funcionários da administração direta e indireta. Além disso, 340 responsáveis por entidades conveniadas à Prefeitura receberam treinamento para prestação de contas.

Contrato

A ferramenta, coordenada pelo Departamento de Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicações (Detic) da Secretaria de Gestão (Seges), foi implementada pela Lecom SA, vencedora de processo licitatório.

O investimento foi de R$ 2,69 milhões, proveniente de do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES) e do Programa de Modernização da Administração Tributária (PMAT) da Caixa Econômica Federal. O contrato com a empresa foi prorrogado em abril para manutenção, atualização de versão e suporte técnico.

Prêmio

Em 2015, o sistema de processos digitais conquistou o Prêmio Mundial para Excelência em Gerenciamento de Processos de Negócios e Fluxos de Trabalho (Global Awards for Excellence in BPM & Workflow).

Foto: Marcelo Martins