Fim do Papel: servidores começam a utilizar tecnologia para processos

Todos os dias, ao encerrar o expediente, a psicóloga Tânia Gusmão, chefe da Seção de Formação e Desenvolvimento de Pessoal (Seform), ligada à Secretaria de Gestão (Seges), tem uma certeza: pelo menos 30 processos deram entrada no setor que comanda. No final do mês, a pilha de documentos chega a mil processos. "Esse é o lado ruim da burocracia", comenta Tânia, ao apontar o amontoado de documentos em sua mesa.

Nesta quarta-feira (10), a servidora pública, locada na Prefeitura há sete anos, deu um passo importante para pôr fim à massa de papéis em sua seção. Ela tornou-se a primeira colaboradora a aderir aos Processos Digitais, ferramenta que tem como objetivo agilizar a máquina pública, com redução no tempo de tramitação dos processos. O decreto que dispõe sobre a implementação da tecnologia foi assinado na terça-feira (9) pelo prefeito Paulo Alexandre Barbosa.

"Uma licença, que hoje precisa ser solicitada com 90 dias de antecipação, agora deve ser reduzida, no mínimo, para 30 dias", calcula Tânia, durante a entrada em um processo digital. A celeridade tem relação direta com a substituição definitiva do papel por uma solução tecnológica que contempla a gestão integrada de informações, documentos e processos, com segurança digital.

"É um ganho para a Prefeitura e para os munícipes. Sem dúvida, os processos digitais serão uma referência na Cidade e no País. O tempo de condução dos processos será otimizado, com economia física e de tempo, além de melhorar o meio ambiente, com a redução de papéis", disse Fábio Ferraz, secretário de Gestão, durante o lançamento da iniciativa, nesta terça-feira (9), na Sala de Situação.

Neste primeiro momento, os 15 primeiros processos digitais a tramitar na Prefeitura são relativos às secretarias de Gestão e de Finanças e à Procuradoria Geral do Município (ver quadro abaixo). Estes tramitarão exclusivamente por meio digital, ao contrário do que ocorria anteriormente, com a digitalização por meio de um scanner.

De agora em diante, os processos não precisarão ser mais impressos, transportados e armazenados fisicamente. Todos os documentos terão autenticação com certificado e assinatura digitais, conforme o uso do certificado digital padrão ICP-Brasil. Ao todo, 535 servidores foram capacitados para usar o sistema.

Até maio de 2016, todos os 158 processos da Administração serão digitalizados. Além dos 15 que iniciaram neste mês, 35 passarão pelo mesmo processo em setembro, mais 42 em novembro, 36 em fevereiro do ano que vem e, finalmente, 30 em maio de 2016.

Modelo é exemplo para outras cidades e órgãos

A adoção de processos digitais pela Prefeitura foi apresentada no mês de abril em Curitiba, no hotel Slaviero Rockefeller, para cerca de 100 representantes de órgãos públicos do Executivo e do Judiciário do estado do Paraná. A exposição foi a única de administração municipal dentro do evento Café com BPM (Gerenciamento de Processos de Negócios, em inglês): Da Melhoria Contínua para Grandes Transformações. O encontro foi promovido pela empresa Elo Group, com foco na gestão pública.

No mesmo mês, representantes da Prefeitura de Curitiba – cidade que tem um dos melhores índices de qualidade de vida do País – estiveram em Santos conhecendo de perto a ferramenta no Departamento de Gestão de Tecnologia de Informação e Comunicações (Detic). Em maio, integrantes do Instituto Butantan, um dos maiores centros de pesquisa biomédica do mundo, também estiveram na Cidade com a mesma finalidade.

Foto: Raimundo Rosa