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Economia de papel com projeto Processos Digitais é de 183 árvores

Publicado: 19 de maio de 2017
12h 51

De junho de 2015 a 30 de abril deste ano, a Prefeitura economizou aproximadamente, 3.661.630 folhas de papel a partir da adoção dos Processos Digitais. Se o volume de for convertido em árvores, o projeto de informatização da nova forma de tramitação nas repartições públicas municipais equivale à preservação de 183 árvores.

A partir do projeto, documentos passaram a ser criados, assinados e tramitados exclusivamente pelo meio eletrônico. Até o momento, 87 modelos de processos da Administração Municipal foram implantados.

A economia para os cofres públicos chega a R$ 670 mil por ano. Nesse período, foram 11.021 processos e 771.470 páginas, em 2015; 26.273 processos no ano passado e 1.839.110 páginas e até abril deste ano, 1.5015 processos e 1.051.050 páginas (um eucalipto produz, em média, 20 mil folhas de papel A-4).

Eficiência

Os antigos padrões de trabalho se tornariam insustentáveis devido às limitações de espaço físico e os custos crescentes com a impressão de documentos, transporte e armazenamento. A redução do uso de papel contribui para a economia e o aumento da eficiência na prestação dos serviços.

Em relação à primeira fase da iniciativa, ainda restam 13 a serem implantados, aguardando adequações de suas áreas gestoras. Para uma segunda fase, estão sendo realizados estudos para identificar os próximos processos que passarão exclusivamente ao meio digital.

Resultados

1. A economia estimada com papel é de R$ 500 mil/ano e mais R$ 170 mil/ano com transporte e por deixar de alugar espaços para armazenar documentos.

2. Alguns processos digitais alcançaram entre 70% e 90% de redução no tempo de tramitação.

3. Melhorou a rotina dos funcionários públicos, com a organização das informações de forma eficaz, simplificação do trabalho e o rastreamento das demandas de maneira segura.

4. O sistema de Processos Digitais ganhou o Prêmio Mundial para Excelência em Gerenciamento de Processos de Negócios e Fluxos de Trabalho (Global Awards for Excellence in BPM & Workflow).

Números

=> O tempo médio de resolução dos processos é de 107 horas;

=> 87 tipos de processos da Prefeitura são 100% digitais, tramitando sem a impressão de papéis e, assim, contribuindo para economia, agilidade e modernização do serviço público.

=> Capacitação de mais de mil servidores e aproximadamente 300 responsáveis de entidades conveniadas.

=> Ao todo foram investidos R$ 2,6 milhões, entre a contratação da empresa e a compra de certificados digitais.